Beschlussvorschlag:

Zur Verbesserung der digitalen Gremienarbeit beschließt die Stadtvertretung der Stadt

Boizenburg/Elbe

1. die Einführung von Mandatos, der App für Mandatsträger und

2. die Ausstattung der Stadtvertreter*innen und sachkundigen Einwohner*innen mit der erforderlichen Anzahl an iPads

Sachdarstellung und Begründung:

Seit 2002 hat die Stadt Boizenburg/Elbe das Sitzungsmanagementprogramm Session im Einsatz. 2011 wurde diese mit dem Gremieninformationsdienst SessionNet erweitert.

Mittlerweile nutzen insgesamt 10 der Mandatsträger*innen und Gremienmitglieder die Möglichkeit, die Unterlagen für die Gremienarbeit ausschließlich in digitaler Form zu beziehen.

Durch SessionNet besteht bereits jetzt für alle Stadtvertreter*innen und sachkundige

Einwohner*innen sowie für alle Bürger*innen die Möglichkeit, jederzeit und von überall aus auf freigegebene Dokumente, Informationen, Beschlüsse und Termine zurückzugreifen. Die browsergestützte Anwendung SessionNet sorgt damit vor allem für eine größere Transparenz der Arbeit der Stadtvertretung gegenüber der Öffentlichkeit und optimiert und entlastet teilweise die interne Verwaltungsarbeit (Kopie- und Versandtätigkeiten der oftmals sehr umfangreichen Sitzungsunterlagen).

Die Mandatos App geht noch einen Schritt weiter und erleichtert in erster Linie das Arbeiten mit dem elektronischen Gremieninformationssystem für die Mandatsträger und Gremienmitglieder.

Das bislang recht umständliche downloaden, entpacken und ablegen der Sitzungsunter-lagen gehört damit der Vergangenheit an. Mandatos synchronisiert automatisch und sitzungsbezogen sämtliche Dokumente (Vorlagen, Tagesordnungen, Einladungen oder andere Sitzungsdokumente) mit dem Arbeitsplatz.

Nach erstmaligem Öffnen stehen die Sitzungsunterlagen auch im Offline-Betrieb zur Verfügung (eine Internetanbindung in den Sitzungsräumen ist somit nicht zwingend erforderlich). Durch die integrierte Versionsverwaltung ist jederzeit leicht erkennbar, ob ein Dokument bereits lokal vorhanden oder online verfügbar ist.

Darüber hinaus erleichtern verschiedene Funktionen die Arbeit an den Dokumenten. So können Dokumente mit elektronischen Kommentaren und Notizen versehen, wichtige Passagen markiert und dezentral mit weiteren Anwendern geteilt werden.

Schulungen zur Handhabung werden entsprechend angeboten und durchgeführt.

Zur Nutzung der App, insbesondere während der Sitzungen, werden die Mandatsträger und Gremienmitglieder mit mobilen Endgeräten (iPads) ausgestattet.

Es entstehen voraussichtlich einmalige Anschaffungs- und Herstellungskosten in Höhe von 3.220,49 € für die Server- und Clientlizenzen und die Einrichtung der iPads.

Die monatlichen Kosten für den laufenden Aufwand und die Bereitstellung der iPads beträgt ca. 28 € pro Monat und Gerät.

Werden alle Stadtvertreter*innen und sachkundige Einwohner*innen mit iPads ausgestattet, entspricht dieses einen monatlichen Aufwand von 1.437,47 €.

Die App Mandatos kann alternativ auch mit privaten Endgeräten genutzt werden. Sind dieses Apple-Geräte entstehen keine weiteren Kosten, für Android müsste eine zusätzliche Lizenz erworben werden (einmalig ca. 1.500 €).

Im Haushalt 2021 wurden bereits 17.500 € geplant. Die Umsetzung erfolgt frühestens Ende 2021, sobald die Migration von Session ins Rechenzentrum der KSM/SIS erfolgt ist.

Mit Einführung von Mandatos und der Ausstattung mit iPads werden die Sitzungsunterlagen nicht mehr in der Verwaltung vervielfältigt und ausgefahren. So können an dieser Stelle Kosten gespart werden.

Die Mitglieder des Haupt- und Finanzausschusses haben auf ihren vorbereitenden Sitzungen am 20.09.2021 und 28.09.2021 empfohlen, die ursprünglich im Beschlusstenor genannte Anzahl von 35 iPads auf den unbestimmten Begriff „erforderliche Anzahl“ abzuändern. Dieser Empfehlung wird in der hier vorliegenden Ergänzungsvorlage nachgekommen.

Alternativen:

Mandatos ist eine Erweiterung der vorhandenen Fachanwendung für den Sitzungsdienst „Session“. Ohne Wechsel der Fachanwendung gibt es keine Alternative.

Finanzielle Auswirkungen:

Mitzeichnung im Bedarfsfall:                   Unterschrift

Fachbereich I                    .........................................        Gleichstellungs-

(Finanzen)                                                             beauftragte    .………………………

Klimabüro                          .........................................        Personalrat   ……………………….

Anlagen: