SessionNet | Einführung von Mandatos und Ausstattung der Mitglieder und Mitgliederinnen der Stadtvertretung und Ausschüsse

Beschlussvorschlag:

Zur Verbesserung der digitalen Gremienarbeit beschließt die Stadtvertretung der Stadt Boizenburg/Elbe

1. die Einführung von Mandatos, der App für Mandatsträger und

2. die Ausstattung der Stadtvertreter*innen und sachkundigen Einwohner*innen mit
insgesamt 35 iPads

Sachdarstellung und Begründung:

Seit 2002 hat die Stadt Boizenburg/Elbe das Sitzungsmanagementprogramm Session im Einsatz. 2011 wurde diese mit dem Gremieninformationsdienst SessionNet erweitert.

Mittlerweile nutzen insgesamt 10 der Mandatsträger*innen und Gremienmitglieder*innen die Möglichkeit, die Unterlagen für die Gremienarbeit ausschließlich in digitaler Form zu beziehen.

Durch SessionNet besteht bereits jetzt für alle Stadtvertreter*innen und sachkundige Einwohner*innen sowie für alle Bürger*innen die Möglichkeit, jederzeit und von überall aus auf freigegebene Dokumente, Informationen, Beschlüsse und Termine zurückzugreifen.

Die browsergestützte Anwendung SessionNet sorgt damit vor allem für eine größere Transparenz der Arbeit der Stadtvertretung gegenüber der Öffentlichkeit und optimiert und entlastet teilweise die interne Verwaltungsarbeit (Kopie- und Versandtätigkeiten der oftmals sehr umfangreichen Sitzungsunterlagen).

Die Mandatos App geht noch einen Schritt weiter und erleichtert in erster Linie das Arbeiten mit dem elektronischen Gremieninformationssystem für die Mandatsträger und Gremienmitglieder.

Das bislang recht umständliche downloaden, entpacken und ablegen der Sitzungsunter-lagen gehört damit der Vergangenheit an. Mandatos synchronisiert automatisch und sitzungsbezogen sämtliche Dokumente (Vorlagen, Tagesordnungen, Einladungen oder andere Sitzungsdokumente) mit dem Arbeitsplatz.

Nach erstmaligem Öffnen stehen die Sitzungsunterlagen auch im Offline-Betrieb zur Verfügung (eine Internetanbindung in den Sitzungsräumen ist somit nicht zwingend erforderlich). Durch die integrierte Versionsverwaltung ist jederzeit leicht erkennbar, ob ein Dokument bereits lokal vorhanden oder online verfügbar ist.

Darüber hinaus erleichtern verschiedene Funktionen die Arbeit an den Dokumenten. So können Dokumente mit elektronischen Kommentaren und Notizen versehen, wichtige Passagen markiert und dezentral mit weiteren Anwendern geteilt werden.

Schulungen zur Handhabung werden entsprechend angeboten und durchgeführt.

Zur Nutzung der App, insbesondere während der Sitzungen, werden die Mandatsträger und Gremienmitglieder mit mobilen Endgeräten (iPads) ausgestattet.

Es entstehen voraussichtlich einmalige Anschaffungs- und Herstellungskosten in Höhe von 3.220,49 € für die Server- und Clientlizenzen und die Einrichtung der iPads.

Die monatlichen Kosten für den laufenden Aufwand und die Bereitstellung der iPads beträgt für 35 Geräte 1.045,89 €.

Die 35 Geräte errechnen sich wie folgt:

25 Stadtvertreter + 10 sachkundige Einwohner, die ordentliche Mitglieder*innen eines Ausschusses sind.

Sollen alle s.E. mit iPads ausgestattet werden, erhöht sich der monatliche Aufwand entsprechend um 397,58 € auf 1.437,47 €

Die App Mandatos kann alternativ auch mit privaten Endgeräten genutzt werden. Sind dieses Apple-Geräte entstehen keine weiteren Kosten, für Android müsste eine zusätzliche Lizenz erworben werden (einmalig ca. 1.500 €).

Im Haushalt 2021 wurden bereits 17.500 € geplant.

Die Umsetzung erfolgt frühestens Ende 2021, sobald die Migration von Session ins Rechenzentrum der KSM/SIS erfolgt ist.

Mit Einführung von Mandatos und der Ausstattung mit iPads werden die Sitzungsunterlagen nicht mehr in der Verwaltung vervielfältigt und ausgefahren. So können an dieser Stelle Kosten gespart werden.

Alternativen:

Im Zusammenhang mit Session gibt es keine Alternativen.

Auswirkungen auf Klima- und Umweltschutz	Ja	Nein	Trifft nicht zu
Fördert der Beschluss den Einsatz erneuerbare Energien?
Trägt der Beschluss zu Energieeffizienz / Energiesparen bei?
Bewirkt der Beschluss geringere Emissionen im Verkehrsbereich?
Wird bei einer Baumaßnahme oder Flächeninanspruchnahme auf ökologische Kriterien geachtet?
Trägt der Beschluss zur Flächenentsiegelung bei?
Wird ressourcenschonend beschafft?
Weitere positive/negative Auswirkungen/Anmerkungen: Der Beitrag für den Klimaschutz ist nicht eindeutig abbildbar, da eine Reihe von Faktoren berücksichtigt werden müssen (z.B. eingesetzte Materialien, Produktion, Energie) Um die Geräte möglichst klimafreundlich zu nutzen, ist das Laden mit Ökostrom und ein langer und sorgsamer Umgang empfehlenswert.

Finanzielle Auswirkungen:

Finanzielle Aufwendungen

Einnahmen

Folgekosten

Betrag

Ja Nein

Monatlich:

Jährlich:

Mittel stehen bereit: Ja Nein

Produkt.: 11404000

Sachkonto:

HH-Ansatz:

Verausgabt:

Noch verfügbar:

Deckungsvorschlag:

Mitzeichnung im Bedarfsfall: Unterschrift

Fachbereich I ......................................... Gleichstellungs-

(Finanzen) beauftragte .………………………

Klimabüro ......................................... Personalrat ……………………….

Anlagen: