Beschlussvorschlag:

Die Stadtvertretung der Stadt Boizenburg/Elbe beschließt:

1. Den Beitritt der Stadt Boizenburg/Elbe als Träger des gemeinsamen Kommunalunternehmens Kommunalservice Mecklenburg Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) auf der Basis eines öffentlich-rechtlichen Vertrages gemäß Anlage 1 sowie der gültigen Unternehmenssatzung gemäß Anlage 2. Die Satzung wird lediglich um die Kapitalbeteiligung der Stadt Boizenburg/Elbe in Höhe von 500,00 EUR ergänzt.

2. Die erforderlichen Finanzmittel für die Kapitaleinlage in Höhe von 500,00 EUR sind im Haushaltsplan 2020 bereitzustellen.

3. Einer Beteiligung der Stadt Parchim, des Amtes Zarrentin, des Amtes Stralendorf als weitere Träger der KSM AöR mit Wirkung zum 01.01.2020 wird zugestimmt.

4. Der Bürgermeister wird ermächtigt, den Vertrag mit der KSM AöR mit Wirkung vom 01.01.2020 abzuschließen.

5. Die Stadtvertretung beauftragt den Bürgermeister, die erforderlichen Finanzmittel entsprechend Anlage 3 für den laufenden IT-Betrieb in den Haushalt 2020 einzustellen.

6.  Der Bürgermeister wird beauftragt, im Rahmen der Neuausrichtung der IT-Ausstattung der städtischen Schulen ebenfalls die Übertragung dieser Aufgabe an die KSM vorzubereiten und der Stadtvertretung zur Beschlussfassung vorzulegen.

Sachdarstellung und Begründung:

Die Stadtvertretung der Stadt Boizenburg/Elbe hat am 13.12.2018 folgenden Grundsatzbeschluss zum Beitritt als weiterer Träger zur KSM Kommunalservice Mecklenburg AöR (KSM) [Drucksache-Nr.:  207/18/20] gefasst:

1.       Die Stadtvertretung beauftragt den Bürgermeister zeitnah, möglichst zur nächsten Sitzung der Stadtvertretung, eine Beschlussvorlage zum Beitritt der Stadt Boizenburg/Elbe als Träger der KSM AöR zum 01.01.2020 vorzubereiten und vorzulegen.

2.       Im Rahmen der Beschlussvorlage sind die finanziellen Aufwendungen für den laufenden Betrieb aufzubereiten und darzustellen.

3.       Die Stadtvertretung beauftragt den Bürgermeister, erforderliche Finanzmittel für die zu erwartenden Einmalaufwendungen für die Migration in Höhe von 95.000,00 Euro (Kernverwaltung) in den Nachtragshaushalt 2019 einzustellen.

4.       Die Stadtvertretung beauftragt den Bürgermeister, mögliche Förderungen des Einmalaufwandes, möglichst einschließlich ggf. erforderlicher Ersatzbeschaffungen aus Anlass der IT-Zentralisierung, beim Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung zu prüfen und ggf. zu beantragen.

In Umsetzung des Beschlusses werden

1.       die Beschlussvorlage zum Beitritt der Stadt Boizenburg/Elbe als Träger der KSM AöR zum 01.01.2020 vorgelegt,

2.       die finanziellen Aufwendungen für den laufenden Betrieb aufbereitet und dargestellt.   

Außerdem werden die formellen Voraussetzungen für die Leistung der Stammkapitaleinlage (500,00 EUR) und die Übertragung der Aufgabe IT für die städtischen

Schulen geschaffen, um den gestellten Herausforderungen gerecht zu werden.

Aufgrund der steigenden Komplexität und wachsenden Anforderungen in der Informations- und Kommunikationstechnologie für die Stadt Boizenburg/Elbe (bspw. elektronischer Zugang zur Verwaltung, § 2 E-Government Gesetz Mecklenburg-Vorpommern (EGovG M-V); Informationen über die Verwaltung in öffentlich zugänglichen Netzen, § 3 EGovG M-V; elektronische Bezahlmöglichkeit, § 4 EGovG M-V; Georeferenzierung, § 6 EGovG M-V; Bereitstellung von Daten in öffentlich zugänglichen Netzen, § 8 EGovG M-V; elektronische Aktenführung und -einsicht, §§10 und 12 EGovG M-V) sehen wir eine dringende Notwendigkeit zur Kooperation, um

·         die IT-Services technisch und wirtschaftlich zu optimieren,

·         für neue, sich abzeichnende Aufgaben bspw. nach dem EGovG M-V gerüstet zu sein,

·         den Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen einen besseren Service zur Verfügung zu stellen. Dabei ist das Onlinezugangsgesetz (§ 1 Abs. 1 und 2 OZG sowie § 3 Abs. 2 OZG) zu berücksichtigen,

·         langfristig die Wertschöpfung in der Region zu halten.

Ein weiterer Grund sind die bundes- und landesrechtlichen Vorgaben, die schrittweise umzusetzen sind, wie z.B. die Einführung der elektronische Akte, die elektronische Vergabe, das elektronische Gerichtsverfahren, das beleglose Rechnungswesen, das neue Meldewesen VOIS, das elektronische Archiv Dokumentenmanagementsystem (DMS), die Digitalisierung der Schulen, Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen usw. umgesetzt werden. Diesbezüglich wird es zeitnah zusätzliche finanzielle und organisatorisch/technische Anstrengungen bedürfen, um den gestellten Herausforderungen gerecht zu werden.

Für die Stadt Boizenburg/Elbe allein ist die Bewältigung dieser Anforderungen finanziell nur schwer leistbar. Die zu erwartenden erheblichen Kostensteigerungen können durch ein gemeinsames IT-Servicecenter abgemildert werden, da die zunehmenden Anforderungen und gesetzlichen Forderungen an den IT-Betrieb im Rahmen einer interkommunalen IT-Kooperation wesentlich wirtschaftlicher gelöst werden können als in den einzelnen Gebietskörperschaften. Vor diesem Hintergrund hat sich die Verwaltung mit ihrem Grundsatzbeschluss vom 13.12.2018 bereits für die KSM entschieden.           
Gerade die Kombination aus Hardware- und Anwendungsbetreuung sowie die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind für die Verwaltung der richtige Weg in die zukünftige Aufstellung unserer IT-Infrastruktur. Die KSM erbringt ihre Leistungen für die Träger und sonstigen Nutzer gegen Kostenerstattung (ohne Gewinn und Marge).

Folgende Vorgehensweise wird empfohlen:

1.       die Anbindung an das kommunale Rechenzentrum der KSM über CN LAVINE. Hierzu hat die KSM im Vorfeld entsprechende Maßnahmen ergriffen und beim Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung eine Bandbreitenerhöhung auf 50 Mbit/s für Stadt Boizenburg/Elbe kostenneutral beantragt,

2.       die Überführung der Gesamtverantwortung für den IT-Betrieb der Stadt Boizenburg/Elbe im Rahmen einer Trägerschaft an die KSM,

3.       die Mitbenutzung des Dokumentenmanagementsystems durch die KSM in Verbindung mit der Einführung des beleglosen Rechnungswesens und der eAkte sowie

4.       die Harmonisierung der kommunalen Fachanwendungen in vorheriger Abstimmung mit der Verwaltung.

5.        

Die finanziellen Auswirkungen gestalten sich wie folgt:

1.       Leistung einer Stammkapitaleinlage in Höhe von 500,00 EUR,

2.       der einmalige Aufwand für die Übernahme des IT-Betriebes der Stadt Boizenburg/Elbe zur KSM beläuft sich laut Serviceschein (Anlage 3)

(Kostenbasis 2018) auf 94.600,00 EUR

(95.000,00 EUR mit Beschluss der Stadtvertretung gemäß Drucksache-Nr.: 207/18/20 zur Einstellung in den 1. Nachtragshaushalt 2019 beschlossen) und

3.       der Aufwand zur Realisierung und Sicherstellung des laufenden Betriebes für die gesamte Verwaltung (Full-Service für 55 IT-Arbeitsplätze, Bereitstellung des gesamten IT-Infrastruktur, Grundbetreuung der Fachverfahren usw.)  Serviceschein (Kostenbasis 2018) (Anlage 3) in Höhe von 167.686,61 EUR pro Jahr. Nicht enthalten im laufenden Aufwand sind die aktuellen Wartungsaufwendungen der Fachverfahren, die Bereitstellung von ggf. erforderlichen neuen Hardwarekomponenten (u.a. PC, Notebook, Monitor), Druck- und Scanleistungen sowie die IT-Arbeitsplätze der Außenstellen der Stadt Boizenburg/Elbe.  Die Wartungsverträge werden im Rahmen der Konsolidierung geprüft und in Mitwirkung der Stadt Boizenburg/Elbe zur KSM überführt. Auf Grundlage der Umlageermittlung werden die laufenden Kosten jährlich ermittelt und auf Basis der tatsächlichen Verhältnisse, gemäß den „Regeln zur Umlageermittlung“
(Anlage 4), ermittelt.

Die Aufwendungen im Bereich IT werden sich insbesondere durch die Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften und der Compliance weiter erhöhen. Eine Umsetzung dieser Vorgaben als autonome Lösung wäre mit erheblichen Mehrkosten im Bereich Personal und für die Hardwareausstattung verbunden. Die Kooperation mit mehreren Verwaltungen spart langfristig Personal-, Hardware- und Innovationskosten. Die Gewährleistung der Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften kann somit effektiver erfolgen. Die gemeinsame Beschaffung von IT-Komponenten erzielt außerdem bessere Preise am Markt.

Es sind Gespräche mit der KSM dahingehend zu führen, einen verwaltungsnahen Standort zu vereinbaren.

Alternativen:

Finanzielle Auswirkungen:

Mitzeichnung im Bedarfsfall:             Unterschrift

Fachbereich I                          ............................................

(Finanzen und Soziales)

Personalrat                             ............................................

Gleichstellungsbeauftragte    ............................................

Anlagen:

1.         Öffentlich-rechtlicher Vertrag

2          Satzung für das gemeinsame Kommunalunternehmen KSM Kommunalservice

Mecklenburg Anstalt des öffentlichen Rechts

3.         Regeln zur Umlageermittlung für alle sonstigen Nutzer der KSM

4.         Serviceschein 2019