Beschlussvorschlag:

Die Stadtvertretung der Stadt Boizenburg beschließt auf ihrer (nächsten) Sitzung am 01.11.2018 die Stadtverwaltung zu beauftragen, zukünftige Planungsaufträge für Architekten, Planungsbüros etc. erst nach Einholung von mindestens drei Vergleichsangeboten zu vergeben. Weiterhin sollen für alle Bauaufträge verbindliche Fristen und ggf. Vertragsstrafen vereinbart werden.

Sachdarstellung und Begründung:

Bei dem Gespräch mit Prof. Dr.Schmidt wurde ausdrücklich die Empfehlung ausgesprochen, auch bei HAOI-Leistungen Vergleichsangebote einzufordern. Auch wenn das Gehalt durch die HOAI fix ist, können sich die dafür angebotenen Leistungen erheblich unterscheiden.

Bezüglich Baufristen und Vertragsstrafen wurde deutlich gemacht, wie wichtig sie für eine korrekte Bauausführung sind. Immer wieder kam es in der Vergangenheit zu Verzögerungen und damit zu erheblichen Kostensteigerungen (siehe Bürgerhaus, Container an der Rudolf-Tarnow-Schule etc.).

Nach VOB werden diese Möglichkeiten ausdrücklich ermöglicht

Die Verwaltung hatte zum Antrag der Fraktion BfB mit den Drucksachen Nr.: 102/18/30 und 103/18/30 Berichtsvorlagen zur Beratung für den zuständigen Ausschuss für Bau, Stadtplanung, Verkehr und Denkmalschutz vorgelegt; die Beratungen fanden in der Sitzung am 19.06.2018 statt.

102/18/30 –Vergabe freiberuflicher Leistungen

Die Fraktion Bürger für Boizenburg hat mit ihrer Drucksachen Nr.: 069/18/FR-BfB einen Antrag gestellt, zu dem die Verwaltung (Vw) mit vorliegender Berichtsvorlage Stellung nimmt.

Die Vw ist in der Ausübung ihrer Tätigkeiten an Recht und Gesetz gebunden. Dazu wurden alle Mitarbeiter/innen bei ihrer Anstellung verpflichtet.

Für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sowie die Vergabe Freiberuflicher Leistungen gibt es Vorschriften, die von der Vw grundlegend eingehalten werden.

Das Vergabegesetz Mecklenburg-Vorpommern (VgG M-V) gibt dabei den Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe vor.

Für die Vergabe freiberuflicher Leistungen im Anwendungsbereich des VgG M-V hat das Ministerium für Wirtschaft, Bau und Tourismus Mecklenburg-Vorpommern eine Verwaltungsvorschrift erlassen. Dort heißt es unter Punkt 3.2 zum Verzicht, mehr als einen Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern: „… Das Gleiche gilt in der Regel, wenn für die Bemessung der Preise eine staatliche Vergütungsordnung maßgeblich ist (z.B. Honoraranordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI))…..“

Weitere gesetzliche Grundlagen (nicht abschließend) in Bezug auf  Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sowie die Vergabe Freiberuflicher Leistungen, die die Verwaltung bei der Erledigung ihrer Aufgaben zu berücksichtigen hat, sind u.a.:

·         Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

·         Vergabeordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV)

·         Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwert (Unterschwellenvergabeordnung – UvgO)

·         Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) in Zusammenhang mit

o   Vergabe –und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)

o   Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL)

·         Vergabe öffentlicher Aufträge mit geringen Auftragswerten (Wertgrenzenerlass)

·         Honoraranordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI).

Werden Fördermittel zur Durchführung von Maßnahmen oder Projekten verwendet, sind die Anforderungen noch strenger.

Der Realisierungszeitraum vom Planungsbeginn einer Maßnahme bis zur Abrechnung und ggf. dem Nachweis der Verwendung von Fördermitteln wird durch die vorgeschriebenen (oben geschilderten) Verfahren und Rechtsnormen sehr lang. Angebotsunterschiede bei der Anwendung der HOAI ergeben sich nur für die Beauftragung Besonderer Leistungen, da hier die Stundensätze der Anbieter differieren können. In der Regel werden besondere Leistungen jedoch erst ab örtliche Bauüberwachung beauftragt, wenn der Bau zusätzlichen Anforderungen stellt, der die Grundleistungen überschreitet. Hier gibt es für beide Vertragspartner einen Verhandlungsspielraum, der durch die Vw auch im Rotationsverfahren angewendet werden kann. Die unterschiedlichen Ansätze bei Nebenkosten sind im Kostenwert vernachlässigbar und sind bei ortsnahen Unternehmen meist gleich gering.

Viele Maßnahmen, die im Haushaltsplan durch die Stadtvertretung beschlossen und von der Rechtsaufsicht genehmigt wurden, haben einen relativ geringen Umfang (unter 10.000,- € (VOL)/ 50.000,- €(VOB)). Das VgG M-V gilt jedoch erst ab diesen Wertgrenzen. Durch die Hauptsatzung der Stadt Boizenburg/Elbe und die Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung (ADGA) werden den Mitarbeiter/innen weitere Grenzen des eigenen Handlungsspielraumes gesetzt.

Die Flexibilität der Vw und die Möglichkeit, Maßnahmen mit kleinen und kleinsten Wertgrenzen schnell umsetzen zu können, würde durch weitere Restriktionen noch mehr eingeschränkt.

Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass für jeden Anbieter einer Leistung die Erstellung eines Angebotes Zeit in Anspruch nimmt und Kosten verursacht. Die Erfahrung, dass nach einer Angebotsabforderung keine Auftragserteilung erfolgt, führt bei Anbietern dazu, kein Angebot mehr abzugeben.

Die Vw empfiehlt, die vor einigen Jahren vom ABSVD empfohlene Vorgehensweise zu evaluieren; für die verschiedensten Gewerke, Liefer- und Dienstleistungen sowie Freiberuflichen Leistungen werden Listen von regionalen (großräumig abgegrenzt) potenziellen Auftragnehmern erstellt, in den zuständigen Ausschüssen abgestimmt und in Rotation angewendet.

Die Stadtvertretung kann sich in einer ihrer Sitzungen oder im ABSVD in einem von ihr gewünschten Turnus belegen lassen, welche Unternehmen beauftragt wurden. Dies führt zu einer weiteren Transparenz der Auftragserteilungen.

Nach Beratung im zuständigen Fachausschuss wird zu dieser Vorlage eine Ergänzungsvorlage als Beschlussvorlage zur nächsten Sitzung der Stadtvertretung vorbereitet.

103/18/30 – Festlegung von Baufristen und Vertragsstrafen

Die Fraktion Bürger für Boizenburg hat mit ihrer Drucksachen Nr.: 069/18/FR-BfB einen Antrag gestellt, zu dem die Verwaltung (Vw) mit vorliegender Berichtsvorlage Stellung nimmt.

Die Vw ist in der Ausübung ihrer Tätigkeiten an Recht und Gesetz gebunden. Dazu wurden alle Mitarbeiter/innen bei ihrer Anstellung verpflichtet.

Für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sowie die Vergabe Freiberuflicher Leistungen gibt es Vorschriften, die von der Vw grundlegend eingehalten werden. 

Für alle Maßnahmen, für die eine beschränkte oder öffentliche Ausschreibung durchgeführt wird, werden zur Angebotsabforderung Formblätter des Bundes aus dem Vergabehandbuch (VHB) verwendet (Formblatt 600 ff.). Durch die Anwendung dieser Formblätter ist gewährleistet, dass alle möglichen zu vereinbarenden Vertragsbestandteile berücksichtigt werden und Angaben zur Tariftreue, Subunternehmern u.v.m. abgefordert werden. So z.B. für Angebotseinholung und Ausschreibungen das Formblatt 214 der VHB -Besondere Vertragsbedingungen- (Ausführungsfristen, Vertragsstrafen usw.).

Weiterhin sind für den Vertragsabschluss die Neuregelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und der VOB für Architekten, Ingenieure und Behörden, gültig seit dem 01.01.2018, anzuwenden.

In welcher Höhe bzw. in welcher Differenz mögliche Forderungen, z.B. in Bezug auf Vertragsstrafen, Baufristen und Sicherheitsleistungen festgelegt werden, ist wiederum Verhandlungsspielraum; es gibt Empfehlungen aus Fachseminaren bzw. Verwaltungsvorschriften.

Die Vw weist allerdings darauf hin, dass die Ursache bei Abweichungen vom Vertrag in Bezug auf verschiedenste Vertragsbestandteile meist komplexe Einflüsse von verschiedenen Teilnehmern an der Maßnahme sein können und die Feststellung, wer tatsächlich ursächlich ist, oft sehr kompliziert ist.

Die Vw empfiehlt eine gute externe Bauüberwachung begleitet durch (technisch) qualifizierte Mitarbeiter/innen der Vw, die Abweichungen eingrenzen können oder zumindest die Ursachen in den zuständigen Ausschüssen fachkompetent erläutern.

Nach Beratung im zuständigen Fachausschuss wird zu dieser Vorlage eine Ergänzungsvorlage als Beschlussvorlage zur nächsten Sitzung der Stadtvertretung vorbereitet.

Als Ergebnis aus den Beratungen am 19.06.2018 gaben die anwesenden Mitglieder des Ausschusses für Bau, Stadtplanung, Verkehr und Denkmalschutz die Empfehlung, dass auf Grund der Berichtsvorlagen kein Handlungsbedarf zur Erstellung von Beschlussvorlagen zu sehen ist.

Alternativen:

Finanzielle Auswirkungen:

Mitzeichnung im Bedarfsfall:                   Unterschrift

Fachbereich I                                    ............................................

(Finanzen und Soziales)

Personalrat                                       ............................................

Gleichstellungsbeauftragte        ............................................

Anlagen:

diverse gesetzliche Grundlagen als Deckblatt bzw. Inhaltsverzeichnis