Beschlussvorschlag:
In
ihrer Sitzung am 20. November 2019 beschlossen die Ausschussmitglieder des
Ausschusses für Wirtschaft, Tourismus und Kultur folgenden Antrag gemeinsam in
die Stadtvertretung einzubringen:
Die
Stadtvertretung der Stadt Boizenburg/Elbe beschließt und beauftragt die
Stadtverwaltung:
·
Ein
Qualitätsmanagement aufzubauen und zu integrieren (u.a. Arbeitsabläufe,
Arbeitsanweisungen, Qualitätsstandards und Vertretungsregelungen zu definieren
und verbindlich zu dokumentieren).
- Für den Bereich „Kultur“
umgehend eine Dokumentation zu den Veranstaltungen durchzuführen, eine
Vertretungsregelung und eine Prozesssicherheit aufzuzeigen und verbindlich
zu installieren.
Sachdarstellung und Begründung:
Die
Stadtverwaltung verfügt über kein Managementsystem in dem hinreichend
übergreifende Arbeitsabläufe und verbindliche Vertretungsregelungen definiert
und dokumentiert sind. Aber die Dokumentation von Verfahrensanweisungen,
Arbeitsanweisungen, Aufbauorganisation und Vertretungsregelungen ist
grundlegend notwendig, denn diese bewirken auch bei einer „dünnen
Personaldecke“ mehr Effizienz, mehr Effektivität und Prozesssicherheit.
Stetig
steigende Anforderungen in allen verwaltungsrelevanten Aufgabenbereichen, z. B.
die steigenden Dienstleistungserwartungen der Bürger und Bürgerinnen, die
angespannte Haus-haltslage, der demografische Wandel oder die geringen
finanziellen und personellen Ressourcen, erfordern jederzeit ein
systematisches, effektives und effizientes Vorgehen. Die immer komplexer
werden-den Prozesse müssen eindeutig, nachvollziehbar und sicher beherrscht
werden, sollen zukünftig nicht Fehler und Wiederholfehler das regelmäßige
Ergebnis der Arbeit sein.
Wesentliche
Grundlage hierfür ist beispielsweise eine den Zielstellungen, Voraussetzungen
und Anforderungen entsprechende Dokumentation. Diese dient sowohl der
Beschreibung der Prozesse, der Ab-stimmung zwischen den einzelnen
Schnittstellen, wie auch der Schulung der Mitarbeiter und damit der
Fehlervorbeugung.
Daneben
ist eine aktuelle Vorgaben- und Nachweisdokumentation eine wesentliche Quelle für
sämtliche Verbesserungsprozesse.
Vorteile im Überblick:
·
Steigerung der Prozesssicherheit
·
Optimierte
Einarbeitung und Vertretung in den
Bereichen
·
Standardisierung
(Prozessqualität)
·
Erhalt von
Wissen und Wissenstransfer
·
Effektivitäts-
und Effizienzsteigerungen bei
Prozessen
·
Steigerung des
Sicherheitsgefühls der Mitarbeiter
·
Senkung von
Fehlerquoten
·
Deutliche Leistungssteigerungen
·
Aufzeigen von
systemischen Abweichungen und Verbesserungspotenzialen
·
Positive Wirkung
auf Image-, Mitarbeiter- und Bürgerzufriedenheit
Ein
Qualitätsmanagement ist somit geeignet die Prozesse zur Leistungs-, Qualitäts-,
Kunden- und Mitarbeiterorientierung nachhaltig zu systematisieren und zu
optimieren sowie die Wirtschaftlichkeit bedeutend zu erhöhen. Das macht den
Auf- und Ausbau eines Qualitätsmanagements innerhalb der Verwaltung zwingend
erforderlich.
Empfohlen
wird eine Entwicklung aus der Stadtverwaltung heraus in kleinen Gruppen bis
sieben Mitarbeiter, bereichsübergreifen unter Berücksichtigung der relevanten
Schnittstellen zum jeweiligen Bereich.
Finanzielle Auswirkungen:
Prozess aus der Stadtverwaltung
heraus, keine
Externe Beratung und Moderation, ca. 40 - 50T€
Finanzielle
Auswirkungen:
Finanzielle Auswirkungen
|
Folgekosten
|
Betrag
|
ca. 40 -50 TE |
Produkt.: Sachkonto: Verausgabt: Noch verfügbar: |
Deckungsvorschlag: |
Mitzeichnung im Bedarfsfall: Unterschrift
Fachbereich I ............................................
(Finanzen und
Soziales)
Personalrat ............................................
Gleichstellungsbeauftragte ............................................
Anlagen: Gemeinsamer Antrag des Ausschusses für Wirtschaft, Tourismus und Kultur
vom
04.12.2019